Umum

Suatu sistem inforamasi sangat diperlukan dalam suatu organisasi, informasi yang relevan sangat mendukung upaya-upaya teknologi informasi membuatperusahaan berusaha untuk memanfaatkan teknologi ini secara maksimal kecepatandan ketepatan dalam menyajian informasi sangat membantu perusahaan dalampengembangan usaha. Didalam pemanfaatan teknologi ini kecepatan pengaksesanserta pengolahan data sangat diperlukan sekali dalam mengatasi setiap permasalahanyang ada didalam perusahaan atau instansi yang memanfaatkan teknologi informasi ini, untuk itu sangat diperlukan informasi yang akurat, tepat waktu dan relavan.

Sistem informasi bukan merupakan suatu hal yang baru, tapi bagaimana suatu sistem itu agar dapat dikomputerisasikan. Sebelum ada komputer, teknik ini telah ada untuk memberikan kepada manager, informasi yang mereka rencanakan dapat dikendalikan agar memungkinkan untuk dioperasikan, komputer telah menambah satu atau dua dimensi, seperti kecepatan, ketelitian dan volume data yang meningkatkan yang memungkinkan pertimbangan alternatif-alternatif yang lebih banyak dalam suatu keputusan. Didalam suatu organisasi terdiri atas, banyak dalam suatu keputusan. dan sejumlah unsur-unsur, orang-orang yang mempunyai bermacam-macam peran dalam organisasi, kegiatan-kegiatan atau tugas-tugas yang harus diselesaikan, tempat kerja, wewenang pekerjaan serta hubungan komunikasi, yang mengikat bersama organisasi tersebut sistem informasi merupakan penerapan sistem didalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.

Sistem penjualan dirancang untuk menangani transaksi penjualan. Sistem penjualan yang diusulkan adalah suatu sistem yang menggunakan komputer sebagai alat bantu mengolah penjualan. Adapun tujuan dari sistem penjualan usulan adalah untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada. Ada kalanya sistem yang berlaku tidak dapat memenuhi kebutuhan manajemen, baik dalam hal mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasi yang terdapat dalam laporan. Hal ini kemumgkinan disebabkan karena perkembangan usah perusahaan. Sehingga menuntut sistem akuntansi yang lebih baik dan tepat penyajiannya, dengan struktur informasi yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan manajemen.

Prosedur Sistem Usulan

Adapun prosedur sistem akutansi usulan PT. Water Solution Indonesia adalah sebagai berikut :
a. Prosedur Pemesanan Barang
Pada proses ini, Customer memesan barang melalui fax dengan mengirimkan Formulr pemesanan barang (FPB) ke bagian Sales Suport. Kemudian Sales Suport membuka file Customer bagi Customer yang biasa membeli sedangkan bagi Customer baru atau yang belum pernah membeli barang, biasanya penawaran melalui telepon, dengan meminta data Customer dan disimpan kedalam file Customer Setelah bagian Sales Suport menerima formulir pemesanan barang (FPB) dan disimpan sebagai arsip pemesanan, kemudian bagian Sales Support membuat Formulir Pesanan Customer (FPC) berdasarkan formulir pemesanan barang tersebut. Kemudian Sales Suport membuka data barang yang ada di File Data Barang. Formulir Pesanan Customer (FPC) tersebut terdiri dari dua rangkap : kesatu untuk disimpan sebagai File Pesanan dan kedua untuk diberikan ke bagian Distribution, sebagai bukti adanya pemesanan barang.

b. Prosedur Pengiriman Barang dan Pembayaran
Pada proses ini, setelah bagian Distribution menerima Formulir Pesanan Customer (FPC) dan mempersiapkan barang pesanan Customer, kemudian bagian Distribution membuat Surat Jalan (SJ) yang terdiri dari empat rangkap : kesatu untuk diberikan ke Customer, kedua untuk bagian Sales Suport, ketiga untuk bagian Finance Manager, dan keempat untuk File bagian Distribution. Setelah bagian Finance Manager menerima Surat Jalan (SJ), kemudian bagian Finance Manager membuat Invoice. Kemudian Invoice dan Surat Jalan tersebut dijadikan satu dan diserahkan ke bagian Distribution, untuk dibawa ke Customer beserta barang pesanan. Setelah Customer menerima Surat Jalan, Invoice dan ditandatangani oleh Customer, dan Customer melakukan pembayaran secara tunai, kemudian Invoice-acc dan uang tunai tersebut dibawa kembali oleh bagian Distribusition yang nantinya akan serahkan kepada bagian Finance Manager sebagai bukti pembayaran yang kemudian dimasukan kedalam File Pembayaran.

c. Proses Pembutan Laporan
Pada proses ini, bagian Finance Manager membuat laporan Penjualan berdasarkan data – data yang ada pada File Pembayaran dan File Pesanan, laporan tersebut akan dicetak untuk diserahkan kepada Direktur setiap satu bulan.

4.3 Diagram Alir data ( DAD ) Sistem Usulan
Data flow diagram adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem automat/komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya, yang berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.
Untuk Lebih jelasnya download disini PDF